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Tendance de fond qui peut parfois tendre à l’effet de mode, la digitalisation des actions de communication est un phénomène qui touche tôt ou tard toutes les entreprises. Mais lorsqu’elle s’applique à un événement en particulier, comment cela se passe-t-il concrètement ? Comment faire pour digitaliser un événement lorsque celui-ci a pour but de faire vivre une expérience réelle - in real life - aux participants ? La rédaction vous éclaire sur quelques pratiques de digitalisation d’un événement et sur les avantages qu’elles offrent aux entreprises.

Dans un contexte économique complexe et dans une période de profonde mutation, où les échanges et les méthodes de travail se dématérialisent, les entreprises peinent parfois à créer du lien avec leurs interlocuteurs. Or, les opportunités de rencontrer ses cibles - qu’il s’agisse de prospects, de clients, de collaborateurs - sont nombreuses : conférences, conventions, séminaires, lancement de produits, road shows… Mais les contraintes d’ordre budgétaire, géographique, d’emploi du temps de certains participants, peuvent impacter la réalisation et la portée de ces manifestations.

La digitalisation peut alors s’avérer pertinente : elle permet de capitaliser sur votre événement pour toucher une audience plus large et de booster l’engagement de tous les participants en présentiel comme sur internet.

Zoom sur 3 manières de digitaliser un événement


Il existe une grande variété de solutions pour digitaliser un événement. On distingue toutefois trois niveaux qui permettent de bien différencier le « degré de digitalisation » apporté :

1/ L’interactivité sur l’événement online et offline


Le premier niveau repose sur l’interactivité. Il implique que vous engagiez les participants pendant le déroulé de votre événement en leur proposant, par exemple, des sondages ou des sessions de questions-réponses en live. Chacun peut alors répondre directement et facilement et les résultats apparaissent dans la foulée permettant une exploitation immédiate. Cela permet de « réveiller » une audience en cassant le format de discours descendant et booste la participation.

Des plateformes existent sur le marché pour permettre d’optimiser l’interactivité de votre événement en impliquant votre audience à l’aide de modules basés sur la contribution, vous permettant d’intégrer des réseaux sociaux d’entreprise et des réseaux sociaux grand public.

2/ La retransmission en direct ou live streaming


Pour aller plus loin, vous pouvez également opter pour la retransmission vidéo en direct et en ligne (également appelée live streaming). Ce genre de dispositif, comme celui développé par U Pro, offre la possibilité de suivre votre événement depuis n’importe quel endroit et via n’importe quel périphérique.

Vous pourrez alors profiter des bénéfices qu’offre la vidéo sur internet pour élargir votre audience potentielle et internationaliser votre événement qui sera diffusé et accessible sur la toile partout dans le monde.

3/ Faire vivre son événement : avant, pendant et après


Pour créer un engagement plus fort lors de votre événement et booster la participation et l’engagement de vos interlocuteurs, vous pouvez enfin opter pour un dispositif encore plus complet en étalant la durée de votre événement :

  • en amont, il est possible de susciter l’intérêt des participants en partageant des contenus avec ces derniers, en diffusant des informations sur le programme, mais aussi en amorçant les échanges sur l’événement dans une optique d’interactivité. Vous impliquerez votre audience avant même que l’événement n’ait commencé et la rendrez plus à même d’interagir le jour-J ;

  • pendant, il conviendra de faire la part belle aux outils favorisant les échanges et la contribution entre les participants à l’événement, et encore plus s’ils le suivent à distance : questions-réponses, votes en live… Utiliser les mécaniques du jeu dans le cadre de serious games pourra également être un excellent moyen de motiver les participants et d’améliorer le taux d’engagement ;

  • après l’événement, en donnant la possibilité de revoir les contenus, notamment grâce à la VoD (Video On Demand), en continuant la discussion et le débat, vous prolongerez la vie de votre événement grâce au digital et le rendrez ainsi plus pérenne !


Digitaliser un événement : quels avantages ?


Les bénéfices de la digitalisation d’un événement sont nombreux. À titre d’exemple, cette pratique vous permettra :

  • d’augmenter la portée de votre événement, en rompant les barrières temporelles et géographiques ;

  • d’encourager les interactions et l’engagement avec les personnes présentes et de décupler l’efficacité de l’événement en leur faisant vivre une expérience qui laisse un souvenir positif ;

  • d’accroître la visibilité de votre entreprise auprès de vos cibles en multipliant les occasions de communiquer autour de l’événement ;

  • de bénéficier d’une image plus moderne et d’un positionnement dynamique en utilisant des outils digitaux ;

  • d’optimiser la rentabilité de l’événement en diminuant le coût par participants ;

  • de capitaliser sur les contenus produits par les participants à l’événement pour les réutiliser en mettant en avant les personnes ;

  • d’humaniser votre événement, notamment avec la diffusion vidéo des discours des intervenants, pour les participants suivant l’événement à distance.


 

Vous l’aurez donc compris, digitaliser un événement offre de nombreux avantages aux entreprises, particulièrement pour pallier les contraintes économiques, géographiques et temporelles inhérentes à l’organisation de manifestations. Pour autant, cela doit être envisagé dans une réflexion stratégique et alignée sur vos objectifs pour des raisons évidentes d’efficacité : oui au digital, pourvu qu’il serve les enjeux de votre événement. Accompagner ce travail de réflexion des conseils d’un spécialiste vous permettra de mettre en place les dispositifs adaptés à la réussite de votre événement.