Aujourd’hui Directrice de la Communication RH chez Sanofi, Karine Boullier était en 2014 Directrice de la Communication et de l’Accompagnement du Changement chez Coca-Cola. Elle a organisé pour le géant américain du soda, un événement digital avec les équipes d’U Pro, et nous dévoile sa conception d’une telle démarche.

À quelle occasion avez-vous digitalisé votre premier événement avec les équipes d’U Pro ?


J’ai travaillé avec U Pro il y a un peu plus de deux ans. J’étais alors Directrice de la Communication et de l’Accompagnement du Changement chez Coca-Cola entreprise. Il s’agissait de digitaliser un événement rassemblant les 250 managers de la force de vente en France. L’enjeu était, comme chaque année, de réussir notre convention annuelle : donner la vision, définir les objectifs et motiver les équipes. Néanmoins, nous étions cette année-là dans un contexte un peu particulier avec une réorganisation en cours, le déploiement de nouveaux outils de travail digitaux (CRM, etc.) et l’adoption de smartphones pour tous les commerciaux.

Quelles étaient vos attentes ?


Dans un premier temps, j’ai fait appel à U Pro pour digitaliser l’événement lui-même. Il était indispensable que notre événement offre une expérience comparable à ce que l’on trouve aujourd’hui dans la plupart des conférences : accès mobile aux informations utiles, à l’agenda, à la biographie des speakers, à des documents partagés et à un live chat projeté en direct, etc. Nous voulions aussi animer nos workshop par l’usage de « nuages de mot » et de fonctionnalité de modération de « World cafés ».
Mais rapidement nous avons réalisé que la plateforme que nous construisions permettait beaucoup plus... Je souhaitais, en effet, que l’événement devienne un véritable outil d’accompagnement du changement, et que ce dernier puisse être utile à nos équipes avant et après l’événement :

  • « Avant » car nous voulions que les managers arrivent en étant déjà mobilisés. Nous avons donc partagé avec eux tous les contenus conçus pour l’événement (slides, vidéo, etc.). Nous avons « nourri » leur réflexion en partageant et en leur proposant de partager de nombreux contenus en relation avec les sujets de l’agenda. Nous avons animé cette communauté plusieurs semaines avant le jour j. Nous avons entendu leurs commentaires, écouté leurs questions et modifié notre événement en fonction de ce feed-back, etc. Pour inciter chacun à contribuer, un petit dispositif de gamification (attribution de points selon le degré d’interaction) a permis d’emporter les réticences des plus timides.

  • « Après » pour permettre à chaque manager de démultiplier l’événement au sein de ses équipes. L’accès à tous les contenus, aux partages mais aussi à des vidéos de l’événement, montées et produites en temps record pour être mises à leur disposition. Non seulement la plateforme a continué à être accessible pendant un mois, mais surtout l’ensemble des contenus ont été immédiatement disponibles sur nos outils collaboratifs et sociaux internes. C’est une belle performance de la part des équipes d’U Pro qui avaient trouvé et développé les solutions techniques adéquates pour permettre une telle passerelle !


Quel a été, selon vous, le bénéfice de cette démarche ?


Au-delà de l’accompagnement des équipes dans la transformation qu’ils traversaient, les solutions très simples et faciles d’utilisation proposées par U Pro ont eu un bénéfice indirect majeur. Cet événement s’est révélé être un formidable outil de digitalisation des managers et de leurs pratiques. De façon très naturelle, ils ont facilement trouvé par eux-mêmes les usages et les outils digitaux qui leur étaient utiles, tant sur la plateforme événementielle que sur les outils internes auxquels elle était reliée.

Certains ont fait leurs premiers pas sur des applications sociales sans même s’en apercevoir... Ils ont adopté ces nouveaux modes de communication et de collaboration de façon très naturelle, sans résistance et pour longtemps, puisque la démonstration de leur utilité était faite par l’expérience même qu’ils en avaient eue !

Dans ce cas, l’événement lui-même est devenu la partie visible de l’iceberg, un point dans le parcours d’une équipe, un instant dans une démarche plus globale et pérenne.

 

Merci à Karine Boullier pour son témoignage !