La réussite d’un événement est intrinsèquement liée à la phase “amont”. Outre la diffusion des informations pratiques aux participants (agenda, horaires, liste des intervenants, etc.), l’enjeu réside surtout dans la préparation des participants au jour J. Dans cette optique, le digital est un levier sur lequel l’organisateur pourra s’appuyer. Pourquoi ? Comment ? La rédaction fait le point dans cet article.

LE DIGITAL : UN OUTIL PRIVILÉGIÉ POUR PRÉPARER UN ÉVÉNEMENT

“Comment susciter l’intérêt de mes collaborateurs ?”. Voilà une question à laquelle nombre de managers se trouvent confrontés quand vient le moment d’organiser un événement d’entreprise. C’est que l’enjeu est de taille, les événements internes étant par définition le lieu de rencontres stratégiques. Dès lors, difficile de se résoudre à l’idée que les points soulevés puisse échapper à l’attention des participants.

La solution ? Donner aux participants les clés pour comprendre les sujets qui seront abordés lors de l’événement. Concrètement, cela passe par :

  • le libre accès aux contenus préparatoires à l’événement : enjeux, thématiques phares, liste des intervenants ;
  • la possibilité d’échanger avec les autres participants, les intervenants et le(s) organisateurs(s) sur les sujets abordés ;
  • la mise en place d’un processus de gamification, notamment via les contributions des participants, qui peuvent commencer à gagner des points lorsqu’ils interviennent de manière qualitative…

 

Ce dispositif, proposé sur la plateforme digitale Udoolive, peut se décliner sous divers formats : interviews, biographies, flux de conversation, messages vidéos…

Son objectif ? Susciter la curiosité, créer de l’engagement, favoriser la discussion ainsi que l’émergence d’une communauté active. Avant même le début de la manifestation, les participants auront ainsi la possibilité de composer leur agenda personnalisé, découvrir les lieux, s’inscrire aux ateliers et autres conférences intervenant dans le cadre de l’événement, commencer à préparer des questions…

LE DIGITAL, AU SERVICE DES BESOINS DE CENTRALISATION DE L’ORGANISATEUR

Autre partie prenante qui profite directement de l’introduction du digital dans la brique amont de l’événement : l’organisateur. Celui-ci trouve en la plateforme de Digital Event un lieu unique pour centraliser toutes ses actions relatives à l’événement. Un à deux mois avant le début de la manifestation, il peut ainsi  :

  • nourrir la curiosité des participants en leur proposant régulièrement des contenus en lien avec les thèmes abordés ;
  • mettre à jour le programme, susceptible d’évoluer ;
  • animer la communauté qui se développe progressivement autour de la plateforme ;
  • tester l’appétence des participants sur les sujets abordés, voire, ajuster les interventions prévues en fonction des feedbacks de ces participants.

 

En outre, la plateforme digitale offre à l’organisateur un tableau de bord extrêmement précis, lui permettant de consulter les statistiques relatives aux participants, et notamment le nombre d’inscrits.

Le digital offre ainsi un panel de possibilités intéressantes, et ce, quelle que soit la partie prenante mobilisée par l’événement. Utilisé à bon escient, il participe à l’engagement des participants en amont de la manifestation et les prépare au jour J. Côté organisateur, le digital facilite la gestion en centralisant l’ensemble des actions nécessaires à la préparation de l’événement.

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